展示会の運営に何人必要?規模と人数を考えよう!

運営だけなら人数は少なくて大丈夫

展示会の運営をするときには現場にどのくらいの人員が必要なのかが悩みになりがちです。大勢送り込むとそれだけコストになってしまうので、必要十分な人数にしたいでしょう。どのような規模で展示会に参加するのか、現場でどのような対応をするのかによって必要な人数にも違いがあります。例えば、ブースを設けて相談窓口を設置するような場合には窓口の数プラス1人以上は必要です。しかし、資料を広げて自由に閲覧してもらえる形にしたり、サービスの照会映像を流したりするだけの場合には1人か2人でも運営できることがよくあります。運営だけならイメージしているよりも少ない人数で大丈夫なことが多いということは念頭に置いておきましょう。

準備と片付けの人材を確保しよう

展示会に参加するときには運営よりもむしろ準備と片付けの人材が多めに必要になります。規模が大きい展示会ほど、たとえブースの大きさは小さかったとしても準備と片付けの労力が大きくなるので注意しましょう。参加者が多ければそれだけたくさんの資料を準備しなければなりません。必要資材の運び込みだけでもかなりの労力になることは確かでしょう。必ずしも正社員を集める必要はなく、アルバイトを雇用したり、業務委託をしてサポートを探したりすることも可能です。あまりにも不足してしまうと予定通りに設営や撤収ができずに困ることになりかねません。運営の人数よりはやや多めに人材を確保して安心できる体制を整えるようにしましょう。

展示会の施工を手掛ける際は何よりもまず、陳列されている展示物を目立たせることを重視します。置き場所や照明の当て方などに細心の注意を払い、美しく見せることを忘れてはいけません。